個人情報保護方針

一般社団法人日本民泊協会(以下「当協会」と言います。)は、訪日旅行者を含む全ての国内旅行者が、当協会の定めた会員規約を遵守する健全で思いやりのある安心安全の宿泊施設のみを選ぶことができ、日本国内が安心して快適な観光ができることを目的として設立された団体です。
よって当協会の定めた会員規約に同意し、当協会の趣旨に賛同し、事業や活動に参画していただける法人、団体、または個人のみが、当協会認定事業者(以下「会員」と言います。)として認定され、各会員はそれぞれの運営する宿泊施設(以下「登録施設」と言います。)を利用した旅行者(以下「ゲスト」と言います。)のパスポート画像や利用状況等、法律で義務付けられている滞在者名簿等の記載内容に基づいた情報を当協会が管理するデータベースに登録する事とし、登録された情報は厳重に管理され、今後も当協会認定の会員施設の利用を希望するすべての者の利用状況の調査の目的にのみ利用されます。
このため、社会からの信頼性及び社会的地位を確立させる為、当協会の個人情報保護は世界基準な倫理観・価値観に裏打ちされていなければならないと認識しています。
以上のような観点から、当協会における個人情報保護の基本方針を監督する総務省や旅行関係機関、個人情報取り扱い企業、からの意見を参考にし、以下のとおり定め、全役職員及び会員が一体となり個人情報の適切な保護を図ってまいります。
当協会は、当協会の提供するサービス(以下「本サービス」と言います。)における、会員及びゲストについての個人情報を含む情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー(以下「本ポリシー」と言います。)を定めます。

第1条(収集する情報)

本サービスにおいて当協会が収集する情報は、以下のようなものとなります。
1.当協会への認定申請時に提供いただく会員からの情報
・運営者の氏名、性別
・生年月日
・担当者の氏名、性別
・生年月日
・会社名又は施設の商号(屋号)
・運営者又は会社の住所
・電話番号
・メールアドレス
・運営する宿泊施設の所在地
・HPドメイン(会社又は施設を掲載するサイトドメイン)
・施設設備
・収容人数
・旅館業その他の行政機関からの許可証の写し
・営業開始年月日
・その他当協会が必要と判断した事項

2.会員がゲストから収集する情報
・氏名
・性別
・住所(国籍)
・職業
・生年月日
・電話番号
・メールアドレス
・パスポート番号
・パスポート取得日
・パスポート有効期限
・パスポート掲載顔写真
・施設利用期間
・利用状況の良し悪し
・違反行為内容(「施設の利用状況の良し悪し」「公序良俗及び日本国の法令に背く行動」「料金の未納」「住人および関係者への違法行為及び犯罪行為」「備品等の紛失及び破損」「火災その他の事件事故」「不法滞在」「その他ルール違反による迷惑行為』等を行った者、若しくはその者と一緒に入居(宿泊)した際の契約者の情報等となります。)
・その他当協会が定める入力フォームに会員が入力する情報

第2条(情報の収集方法及び義務)

1.当協会が定めた規約を遵守することに同意し、会員規約第3条 (1)項に基づいて当協会認定の申請を行い、当協会が認定登録した会員及び、当協会が承認した代行者又は代行業者で、かつ当協会指定のモバイル用滞在者名簿アプリ又は滞在者名簿用紙を利用した場合にのみ情報を登録出来るものとし、登録した者の情報のみ以後照会出来るものとします。
2.当協会では、会員に対して、登録した施設を利用した者で、かつ下記の条件を満たした場合は、速やかにその対象者の個人情報及びその利用状況を当協会指定機関[GIC]のデータベースへ、協会が定めた入力フォームに基づき登録する事を通常運営業務の一環として取入れることを義務付けています。そして会員は、法令で定める場合を除き、上記に基づいて得た情報は全件登録するものとしています。
(1).個人情報の取り扱いに関して、当協会所定の同意文書に同意した者。
(2).会員の施設を1日以上利用した者。
(3).会員は、すべての利用者に滞在者名簿が法律で義務付けられている事や、それにより得られた情報及び利用状況等の情報は、全件当協会指定機関[GIC]のデータベースに登録され、当協会のプライバシーポリシーに従い厳重に取り扱われる事を知らせる事とする。

第3条(情報の利用目的)

当協会指定機関[GIC]のデータベースに収集した情報は、次の場合にのみ利用することができる。
1.会員との契約を希望する者の過去の利用状況の調査のため。
2.情報提供者本人から会員に対して自己の情報に関する問い合わせ等があり、当該会員が登録した内容を確認する必要がある場合。
3.当協会から会員の調査や監査が必要であって、登録した情報の内容を確認する場合。
4.本ポリシー第9条に基づいて開示請求があり開示する必要がある場合。
5.本サービスに関する当協会の規約、使用ルール等(以下「規約等」と言います。)に違反する行為に対する対応のため。
6.本サービスに関する規約等の変更などを通知するため。
7.会員同士がゲストからの要望等により他の会員を紹介するため。
8.当協会からのニュースやお知らせ等を配信するため
9.上記の利用目的に付随する利用目的のため。

第4条(罰則の適用)

会員が上記の利用目的に違反して、情報を利用したことが判明した場合、利用停止や会員登録抹消等の罰則を適用します。

第5条(会員の情報の利用方法及び登録方法)

会員による利用者情報の登録及び照会は、オンラインによって行われます。ただし、利用者情報の登録を滞在者名簿用紙に直接記載する場合のみ郵送にて情報を登録します。なお、会員の利用及び登録時には、データの暗号化又は書留郵便等の情報保護に努めています。

第6条(当協会指定機関[GIC]のデータベースに登録される情報)

1.データベースに登録される情報とは、過去に当協会の登録施設を利用したことのあるゲストの中で、上記第2条2項にあたる情報のことで、客観的な取引事実を登録した個人の情報です。
そして、この情報は、会員が登録施設の利用希望者の利用の可否を判断するための参考資料として利用されます。そのため、情報には人種や思想、保健医療などの項目は、一切含まれません。
2.登録情報は登録された日から10年間登録されます。

第7条(第三者提供)

当協会及び当協会指定機関[GIC]は、情報のうち、個人情報については、個人情報保護法その他の法令に基づき開示がみとめられる場合を除くほか、あらかじめゲストの同意を得ないで、第三者に提供しません。但し、次に掲げる場合はこの限りではありません。
1.当協会及び当協会指定機関[GIC]が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合
2.合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
3.国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ゲストの同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
4.その他、個人情報保護法その他の法令で認められる場合

第8条(共同利用)

当協会は、以下のとおりゲストの個人情報を共同利用します。
(1)共同利用される個人データは、第1条と同じです。
(2)共同利用者の範囲は、当協会指定機関[GIC]及び当協会の加盟会員となります。
(3)共同利用の目的は、第3条と同じです。
(4)共同利用における管理責任者は、一般社団法人日本民泊協会となります。

第9条(情報の開示)

当協会は、ゲストから個人情報保護法の定めに基づき情報の開示を求められた時は、ゲストご本人からのご請求であることを確認の上で、ゲストに対し、遅滞なく開示を行います。(当該情報が当協会に存在しない時にはその旨を通知いたします。)
但し、個人情報保護法その他の法令により、当協会が開示の義務を負わない場合は、この限りではありません。
1.開示方法
本人確認が難しいため、プライバシー保護の観点から電話又はメールでの情報の開示は行っておりません。郵送又は当協会窓口にて開示しています。
2.開示手続き
・郵送
当協会登録施設の利用日、利用施設名又は会員名、開示希望者の氏名、性別、住所(国籍)、電話番号、生年月日、パスポートの顔写真記載のページのコピー、免許証等の住所の分かる身分証明書のコピーを当協会に郵送してください。
利用契約時に記載した内容と一致した場合に限り当該情報が存在した事となり、上記記載の住所に情報を返信します。
なお、引越し等の理由で住所が変更していた場合は、新住所の文字が確認できる大きさの身分証明書(免許証又は保険証等)の写真も一緒に同封してください。
・窓口
窓口にて当協会登録施設の利用日、利用施設名又は会員名、開示希望者の氏名、性別、住所(国籍)、電話番号、生年月日を記入していただき、パスポートを提示してください。郵送での開示と同様、利用契約時に記載した内容と一致した場合に限り当該情報が存在した事となり、情報を開示します。
3.開示内容
利用施設及び第1条2項の内容。
4.本人以外の開示
情報の開示請求はプライバシーや個人情報保護の観点から、ご本人以外の方からのお申込みは受け付けておりません。
5.開示費用
開示手数料につきましては、個人情報保護法に「開示にあたり、実費を勘案して手数料を徴収できる」旨の定めがあり、当協会では当該実費をお客さまにご負担いただいております。

第10条(情報の削除及び訂正について)

1.当協会は、個人情報登録済ゲストから、(1)利用者情報が事実でないという理由によって個人情報保護法の定めに基づきその情報の削除又は内容の訂正をもとめられた場合、及び(2)あらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取り扱われているという理由又は偽りその他不正の手段により収集されたものであるという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその情報の削除又は訂正を求められた場合には、個人情報登録済ゲストご本人からのご請求であることを確認の上で遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、情報の削除又は内容の訂正を行い、その旨を個人情報登録済ゲストご本人に通知します。
なお、合理的な理由に基づいて削除又は訂正を行われない旨の決定をしたときは、個人情報登録済ゲストご本人に対してその旨を通知いたします。
2.個人情報保護法その他の法令により、当協会が情報の削除又は訂正等の義務を負わない場合は、前2項の規定は適用されません。

第11条(監査)

登録情報の適正利用および情報登録の実効性を確保するため、以下の場合に監査を実施しています。
・照会件数の急増・急減
・照会案件と申込書等の存在確認
・事業規模と比較した照会・登録件数の適正
・契約者及び申込み者開示等に基づく照会・登録の適正 等

第12条(お問い合わせ窓口)

ご意見、ご質問、苦情のお申し出その他保有情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記の窓口までお願い致します。
住所:〒530-0047 大阪市北区西天満3-1-25-904号
一般社団法人日本民泊協会
E-mail:infos@minpaku.or.jp

第13条(プライバシーポリシーの変更手続)

必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更した場合には、当協会のホームページ等による告知等の方法で当協会加盟の会員施設利用者及び利用希望者にお知らせ致します。但し、法令上、個人情報登録済ゲストの通知が必要となるような内容の変更の場合は、当協会所定の方法で個人情報登録済ゲストへ通知するものとします。

2015年3月3日制定
2016年6月17日一部改正
2016年9月23日一部改正

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